Papierlos informieren und kommunizieren

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Die Digitalisierung verändert seit geraumer Zeit nicht nur die Kommunikation in der Gesellschaft – Stichwort soziale Medien. Auch in Organisationen lösen digitale Modelle traditionelle Arbeitsweisen ab. Doch obgleich gemäß einer aktuellen Studie des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) bereits die Mehrzahl der Unternehmen beim Austausch von Dokumenten und Informationen weitgehend digital arbeitet, ist die Kommunikation in Papierform noch immer stark verbreitet.
Ein Beispiel: In Besprechungen verwenden nahezu zwei Drittel der Studienteilnehmer überwiegend ausgedruckte Dokumente oder handgeschriebene Notizen. Zahlreiche Studienteilnehmer hielten die eingesetzte IT für zu umständlich, weshalb sie viele Dinge lieber noch in Papierform erledigten.
Ein weiteres Hemmnis ist der unzureichende Zugang zu Dateien und Dokumenten, die Mitarbeiter für ihre Arbeit benötigen, z.B. einen Auftrag ergänzende Zeichnungen und Warn-/ Sicherheitshinweise. Dies ist unter anderem auf unklare und nicht eindeutig geregelte Speichermöglichkeiten und Zugriffe zurückzuführen.
Durch die phasenweise Arbeit mit Papier entstehen Medienbrüche, die regelmäßig für Übertragungsfehler sorgen und damit Mehraufwände erzeugen.

Im Gegenzug erhält digitales Arbeiten die größte Zustimmung für das schnelle Finden und Weitergeben von Dokumenten. Auch können digitale Informationen einfacher geteilt werden und erlauben orts- und zeitunabhängiges Arbeiten. Diese Umstände tragen dazu bei, und auch das zeigen die Auswertungen, dass Unternehmen mit einem höheren Digitalisierungsgrad als leistungsfähiger eingeschätzt werden. Das leuchtet ein, arbeitet doch veraltete Hard- und Software langsamer und verärgert uns schneller. Viele Mitarbeiter, die privat mit neuerer Hardware ausgestattet sind, verzweifeln an den Möglichkeiten ihres Arbeitgebers und sind deshalb unmotivierter.

Es geht somit einerseits darum, relevante Informationen entsprechenden Personenkreisen leicht verfügbar zu machen. Andererseits sollten Informationen und Dokumente, die im Arbeitsprozess nicht mehr nützen und die nicht aktuell sind, keinen Ballast darstellen und deshalb für Mitarbeiter nicht länger verfügbar sein. Für Unternehmen ist es deshalb unumgänglich, ihre Informationsprozesse zu hinterfragen. Technisch wird dies durch digitale Assistenzsysteme wie die von smassy unterstützt. Durch den größtenteils automatisiert erkannten Kontext, z.B. den Arbeitsplatz des Mitarbeiters und aktuell ausgeübten Prozessschritt, werden dem Mitarbeiter ohne Suchaufwand nur solche Informationen digital angezeigt, die in dieser Situation benötigt werden. Der Mitarbeiter wird hierbei selbst zum Hüter von Aktualität und Relevanz. Mitarbeiter können in bestimmten Rollen veraltete Dokumente gleich entfernen. Alternativ können solche Informationen über einen Workflow gemeldet und dann von zentraler Stelle aus dem Verkehr genommen werden. Ein Teil des Qualitätsmanagements wird somit zum Thema für alle und auf zahlreichen Schultern verteilt.
Auch die Kommunikation im Unternehmen wird erleichtert. Ein „digitales Post-It“ im Sinne eines kontextbezogenen Chats erleichtert beispielsweise Schichtübergaben und die Abstimmung bei auftretenden Fehlern im Arbeitsprozess.

Business-Breakfast bei der Heidelberg iT

Business Breakfast bei der Heidelberg iT

Am Donnerstag, 16. Februar 2017, lud die Heidelberg iT zusammen mit smassy zu einem Business-Breakfast in den Tag.

Nachdem sich die mehr als 20 Gäste aus unterschiedlichen Branchen eingangs am üppigen und leckeren Frühstücksbuffet gestärkt hatten, stellte Matthias Blatz, geschäftsführender Gesellschafter der Heidelberg iT, das breite, professionell gemanagte Repertoire des Unternehmens rund um IT, Internet, Telekommunikation und Cloud vor.

Daran schloss sich ein Impulsvortrag aus dem Themenfeld Industrie 4.0 an. Im Rahmen seines Vortrags beleuchtete Alexander John, geschäftsführender Gesellschafter der smassy GmbH, u.a. folgende Aspekte:

  • Welche Auswirkungen hat Industrie bzw. Wirtschaft 4.0, die Digitalisierung der Arbeitswelt, auf die Organisation und insbesondere den Menschen im Unternehmen?
  • Inwiefern ergibt sich vor diesem Hintergrund für viele Mitarbeitende ein Rollenwechsel?
  • Welche neuen Kompetenzen und Anforderungen sind für diesen Rollenwechsel erforderlich?
  • Wie können smarte, digitale Assistenzsysteme wie die von smassy den Menschen in seinem Arbeitsumfeld unterstützen und den Rollenwechsel erleichtern?

Danach tauschten sich die Beteiligten in lockerer Atmosphäre aus, bevor es für alle zurück in den Arbeitsalltag ging.

© smassy Heidelberg iT 2017

Wir bedanken uns an dieser Stelle nochmals bei Herrn Blatz und seinem Team für die tolle Gastfreundschaft!

Wenn Sie an der Zusendung der Vortragsfolien interessiert sind, melden Sie sich bitte unter info@smassy.de

Zur Auswirkung von Industrie 4.0 auf Arbeit und Organisation

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© Can Stock Photo Inc. / Pixelbliss

Mensch und Roboter arbeiten Hand in Hand, Maschinenzustände sind über Sensorik jederzeit transparent und „sprechende“ Bauteile bahnen sich ihren Weg durch den Fertigungsprozess. Industrie 4.0-Lösungen verändern Schritt für Schritt die Industrielandschaft.
Auch wenn zahlreiche Unternehmen noch in den Startlöchern stehen, insbesondere im deutschen Mittelstand, so ist doch die Veränderung unaufhaltsam, tiefgreifend und wird die gesamte Wirtschaft prägen. Kann man dabei tatsächlich von einer erneuten – der vierten – industriellen Revolution sprechen?

Schon jetzt wird sichtbar, dass Industrie 4.0 für Unternehmen enorme Herausforderungen mit sich bringt:
1. Die Geschwindigkeit, in der technologische Neuerungen gerade die Digitalisierung am Arbeitsplatz weiter beschleunigen.
2. Die weitere Flexibilisierung der Prozesse im Sinne der Kundenanforderungen.
3. Der Innovationsdruck, indem die Digitalisierung zunehmend auch für neue eigene Geschäftsmodelle genutzt wird.

Auch vor Arbeit und Organisation machen die Veränderungen nicht halt.

Die Arbeit von morgen wird zunehmend von Selbstorganisation im Kollektiv geprägt sein: Kleine, interdisziplinäre Teams von qualifizierten und gleichberechtigten Mitarbeitern. Damit wird eine maximale Flexibilität ermöglicht. Flexibilität ist angesichts eines weniger planbaren, sondern eher situationsbestimmten Handelns im Industrie 4.0-Umfeld elementar. So können beispielsweise Störungen in einem hochtechnisierten Umfeld zahlreiche Ursachen haben, die nicht nur hardware- und angesichts der Komplexität auch menschenbedingt sein können, sondern auch auf Software- und Netzwerkprobleme zurückführbar sein.

Ein Handlungsrahmen mit Zielen und Leitvorstellungen, z.B. das aus dem Lean-Management stammende Fließprinzip (ein Auftrag wird ohne Liege- und Wartezeiten und anderen Reibungsverlusten durchgängig bearbeitet, es „fließt“ also durch den definierten Prozess), ersetzt heute noch vorherrschende Arbeitsvorgaben. Dies erfordert bei den Beteiligten Prozesswissen und -denke.

Kommunikation und Kooperation erfolgen über eine „Schwarmintelligenz“, d.h. die Vernetzung im Team. Nur so ist eine reibungslose Zusammenarbeit ohne Bereichsdenke und im Dienste eines noch konsequenter auf den Kunden ausgerichteten Prozesses möglich.

Die situationsbezogene Kollaboration im Team wie auch die notwendige Prozesstransparenz können durch Assistenzsysteme unterstützt werden. Die Prozessleistung wird fortwährend erfasst, visualisiert und initial analysiert. So werden beispielsweise Maschinenzustände angezeigt. Nach einer Abweichungsanalyse wird eine Störung erkannt und spezifiziert. Der Fehlercode wird umgehend in Anweisungen zur Störungsbeseitigung übersetzt. Der Mensch kann dann unmittelbar lösend eingreifen, sofern es die Maschine nicht schon selbst erfolgreich tut. Darauf aufbauend wird sich das lernende Gesamtsystem kontinuierlich verbessern.

Was bedeutet das für die Organisation?

Die Organisation von morgen wird durch dezentrale Strukturen geprägt sein. Die klassische Linienfertigung mit einer festgelegten Bearbeitungsreihenfolge wird aufgegeben. Aufgegeben wird gleichfalls das Ziel einer zentralen Steuerung. Entscheidungen darüber, was zu welchem Zeitpunkt an welchem Ort und mit welchen Werkzeugen gefertigt wird, fallen künftig automatisiert an vielen Stellen direkt in der Produktion. In hybriden Systemen werden Mensch und Technik letztlich zusammen steuern.

Die Umsetzung von Industrie 4.0-Lösungen ist alleine aufgrund des fehlenden Wissens über Möglichkeiten und Nutzen, hoher Investitionen und häufig bestehender Widerstände ein länger dauernder Prozess. Da Unternehmen in der Regel nicht in der Lage sind, sich mal eben neu zu erfinden und ihre Standorte auf einer „grünen Wiese“ unter Industrie 4.0-Maßgaben wieder aufzubauen, wird die Umsetzung ein iterativer Prozess sein. Vielleicht ist das gut so, schreitet doch der technologische Fortschritt teilweise noch schneller voran als so manche Planung und Umsetzung in Unternehmen.

Deswegen wird wohl auch Industrie 4.0 zwar eine Revolution der digitalen Möglichkeiten und Ideen sein, in der Umsetzung hingegen eher evolutionär erfolgen.

Den Rollenwechsel des Mitarbeiters in Industrie 4.0 fördern

Industrie 4.0 ist in aller Munde. Der Begriff steht für die Digitalisierung bzw. Vernetzung der industriellen Produktion. Man müsste die Veränderung eigentlich Wirtschaft 4.0 benennen, denn sie betrifft letztlich alle Branchen. Und sie bringt große Vorteile mit sich und stärkt die Wettbewerbsfähigkeit der heimischen Wirtschaft.

Für zahlreiche Betroffene hat die Sache jedoch einen Haken: Wo sich im Sinne der Smart Factory Maschinen und Logistiksysteme selbst organisieren, wo das Internet der Dinge im Sinne miteinander kommunizierender Maschinen und Robotik Kernelemente sind, verliert der Mensch vermeintlich an Bedeutung.

Charlie Chaplin in ‚Modern Times‘
© Alamy Stock Foto / cineclassico / MODERN TIMES, Charlie Chaplin, United Artists, 1936

Ursprünglich sollte Industrie 4.0 eine weitergehende Unterstützung des Mitarbeiters bewirken, indem er von operativen (z.B. Maschinenbediener und Logistiker) und überwachenden Aktivitäten (z.B. Datenerfassung und –eingabe bis hin zur Anlagenüberwachung und Dispositionsarbeiten) entlastet wird. Was im operativen Bereich bleibt, sind anspruchsvollere Wartungs- und Rüstaktivitäten, komplexere Zuführungsarbeiten und Fertigungsarbeiten, die viel Erfahrung voraussetzen.

Interessant ist, dass gerade einmal 50% der betroffenen Beschäftigten wissen, was Industrie 4.0 bedeutet. Damit ist Industrie 4.0 mit seinen Konsequenzen wiederum der Hälfte der Produktionsmitarbeiter nicht bekannt. Eine Ursache liegt vermutlich darin, dass zahlreiche Unternehmen selbst noch nicht wissen, wohin für sie die Reise geht. Und Führungskräfte scheuen die Diskussion der Frage, wie der Einstieg in Industrie 4.0 bewerkstelligt werden kann, ohne den Mitarbeiter schon auf dem Weg dorthin mental zu verlieren.

Fakt ist: Mit den enormen technologischen Veränderungen geht speziell für Mitarbeiter in der Produktion und in den angrenzenden Bereichen ein signifikanter Rollenwechsel einher: Vom operativen Mitarbeiter hin zu einem steuernden und koordinierenden. Vom Überwacher zum Störungsbeheber und Produktionsmanager. Viele neue interessante Funktionen entstehen. Der Mensch wird zum Dirigenten der Wertschöpfung, mit Hilfe der Technik. Damit wird er Herrscher über die Produktion bleiben.

Bei jedem Rollenwechsel sind neue Kompetenzen erforderlich. Diese These wird durch eine aktuelle Studie des Vereins Deutscher Ingenieure VDI untermauert (VDI-Nachrichten 4/2015). So wird bereits mit den drei (von insg. 14) am höchsten priorisierten Fähigkeiten deutlich, in welche Richtung sich der Produktionsmitarbeiter entwickeln sollte: Bereitschaft zu lebenslangem Lernen, stärkeres interdisziplinäres Denken und Handeln und eine höhere IT-Kompetenz. Diese Punkte sind bis auf den dritten nicht ganz neu, erleben aber im Industrie 4.0-Zeitalter eine Renaissance, mit etwas anderen Facetten hinsichtlich der Kollaboration.

Übergeordnet steigen Anforderungen an Flexibilität, Erreichbarkeit, Mobilität und Selbstorganisation. Was den einen freut, ist des anderen Leid. So ist nicht auszuschließen, dass die neuen Anforderungen bei einigen Beschäftigten Stresserscheinungen mit sich bringen werden. Davon sind Leitungsfunktionen nicht ausgenommen, werden auch sie die neuen Technologien beherrschen müssen. Ihr Fokus wird jedoch darin liegen, den Menschen auf die Reise gen Industrie 4.0 mitzunehmen. Das bedeutet, Chancen zu geben und Veränderung zu begleiten. Wie kann das geschehen?

Zum einen gilt es, die notwendigen Veränderungen im Unternehmen klar aufzuzeigen und offen zu kommunizieren. Vertrauen wird vor allem dadurch aufgebaut, dass Mitarbeiter an Maßnahmen zur Planung und Umsetzung von Industrie 4.0-Maßnahmen aktiv beteiligt werden. Dabei sollten auch Assistenzsysteme, wie sie von smassy angeboten werden, zum Einsatz kommen. Diese Lösungen schlagen eine Brücke zwischen der digitalen und physischen Welt. Sie liefern einerseits relevante Informationen und Daten, andererseits ermöglichen sie die Steuerung der komplexen Systeme von morgen.
Zudem sollten Mitarbeiter individuell und bedarfsgerecht entwickelt und qualifiziert werden. Erst wenn jeder im Unternehmen Lernen gleichfalls als Tätigkeit verstehen, wird sich eine Kultur kontinuierlicher Veränderung, Entwicklung und Innovation entfalten. Nur so werden Unternehmen von neuen Technologien profitieren, um Ihre bestehenden Stärken in einer digitalen Welt weiter auszubauen.

Messepräsenz von smassy auf der CeMAT

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© smassy, CeMAT 2016

Vom 31.05. bis 03.06.2016 war die smassy GmbH erstmals mit einem Gemeinschaftsstand auf der CeMAT (Weltleitmesse für Intralogistik und Supply Chain Management) in Hannover vertreten. Mit dem Beitrag „Industrie 4.0 – Wo bleibt der Mensch“ im Forum IT & Automation verdeutlichte Dr. Alexander John – Mitgründer und Geschäftsführer der smassy GmbH – welche Auswirkungen Industrie 4.0 auf den Menschen im Unternehmen hat und wie er in seinem Rollenwechsel unterstützt werden kann. Dabei kommen auch digitale Assistenzsysteme wie die von smassy zum Einsatz. Diese Lösungen schlagen eine Brücke zwischen der digitalen und physischen Welt, welche dann als cyberphysische Systeme (CPS) bezeichnet werden. Assistenzsysteme liefern einerseits relevante Informationen und Daten, andererseits ermöglichen sie die Steuerung der komplexen Systeme von morgen.